Memberi Manfaat untuk Rekan-rekan di luar Departemen IT

Berikut ini adalah manfaat tambahan yang besar dalam otomatisasi IT. Sama seperti Otomasi IT memungkinkan Anda mengaktifkan "self-service provisioning" untuk pengembang, ini juga membantu dalam mengaktifkan otomasi untuk departemen lain dalam organisasi Anda. Sebagai contoh, katakanlah Anda memiliki analis bisnis yang perlu memperbarui laporan dari perangkat lunak intelijen bisnis perusahaan. Para pihak yang terlibat di departemen IT dapat memudahkan rekan-rekan diluar lingkungan IT.

Memperbarui laporan mungkin berarti harus melakukan beberapa "sentuhan" pada database dan mengerahkan lebih dari satu aplikasi. Tetapi analis tidak perlu khawatir tentang itu, karena IT telah dibangun mereka secara terintegrasi (dan user interface yang bagus). Otomasi IT dapat menjadikan tugas rutinitas menjadi semakin mudah.

Dalam mempermudah orang lain secara mendasar untuk menyiapkan pekerjaan mereka merupakan salah satu pergeseran peran operasional TI dan sysadmin. Para profesional IT dapat membantu rekan-rekan di luar departemen IT dengan
manfaat yang signifikan, sebagai berikut:

Meningkatkan Kualitas Siklus Yang Terkait pada Departemen IT

Bahkan di perusahaan yang lebih kecil, proses pemenuhan permintaan bisa panjang. Salah satu yang paling berguna dalam otomatisasi secara dasar adalah melakukan reset password (sesuatu yang merupakan disediakan oleh sebagian besar layanan berbasis web). Menunggu IT untuk me-reset password dapat membutuhkan waktu lima menit. Demikian pula, seorang pengembang yang membutuhkan pengujian server tidak harus menunggu seharian (atau bahkan mingguan) untuk konfigurasi server secara manual. Hal tersebut dapat diterapkan secara otomatis dalam hitungan menit melalui alat self-service. Dalam contoh terakhir, jika self-service tidak tersedia, pengembang mungkin memilih untuk bergerak maju tanpa tes, atau mungkin hanya membayar untuk layanan cloud, tanpa mengkonfigurasi lingkungan pengujian yang tepat dan mencerminkan lingkungan produksi. Ini akan menyebabkan masalah pada sistem yang berjalan saat penggelaran hasil produksi para pengembang.

Menyediakan self-service - bahkan jika itu belum sempurna atau tidak sempurna pada iterasi pertama - setidaknya memungkinkan orang bergerak maju dengan pekerjaan mereka, dan membebaskan staff IT dari loop rutin.

Saatnya untuk melakukan hal yang benar

Ketika pekerjaan IT terlihat akan memegang proyek besar, atau menghambat alur kerja kelompok, semua orang menjadi frustrasi. Anda jarang diberikan kesempatan untuk melakukan hal yang benar atau meningkatkan proses. Sebaliknya, Anda berada di bawah tekanan untuk melakukan hal-hal dengan terburu-buru. AKhirnya, hal ini dapat menambah hutang teknis, yang dalam jangka panjang dapat menambah frustrasi semua orang, dan beban kerja TI. Oleh karena itu, departemen IT perlu menempatkan sistem otomatisasi TI untuk memberikan kemampuan layanan mandiri (self-service provisioning)

Tanggungjawab bersama

Self-service provisioning mengubah layanan TI yang normal dari sesuatu yang hanya spesialis dapat melakukan utilitas terhadap sumber daya, menjadi tanggungjawab bersama seluruh pihak. Yang pada gilirannya ini dapat meningkatkan peran  sysadmin untuk keahlian yang dapat memberikan pengalaman pengguna lebih tinggi. Dengan risiko melakukan tugas rutin yang dapat di otomatisasi, Anda terbebaskan dari penyediaan rutin dan memungkinkan untuk melakukan pekerjaan yang lebih menarik dan dapat membuat perusahaan Anda lebih produktif serta kompetitif.

Langkah pertama untuk menyediakan layanan mandiri adalah melakukan inventarisasi hal IT, bukan untuk departemen lain. Anda tidak perlu melakukan itu semua, jadi mulai dengan hal-hal yang Anda dan rekan IT anda dapat temukan mana yang sumber gangguan yang paling sering terjadi.

Anda harus membuat daftar terhadap semua kegiatan yang dipicu oleh jenis permintaan yang dapat anda tangani. Kemungkinan besar daftar pekerjaan itu bisa menjadi sebuah daftar panjang. Kemudian Anda bisa melanjutkan untuk benar-benar mengotomatisasi proses ini dengan alat otomatisasi yang tepat.

Langkah selanjutnya adalah menyiapkan sistem ticketing. Ini tetap harus disediakan walaupun anda tidak dapat memastikan apakah mereka dapat menggunakannya atau tidak. Rekam-rekan amda diluar departemen IT akan membutuhkan support dan sangat penting untuk menyediakan sistem ticketing agar anda lebih mudah menangani kebutuhan support yang berulang. Dan dengan sistem ticketing, departemen IT dapat lebih memenuhi syarat kepatuhan terutama pada pelaporan kinerja.

Setelah Anda mulai menyediakan layanan mandiri, anda akan lebih memiliki waktu luang untuk melakukan hal lain yang dapat membawa nilai dan manfaat bagi bisnis perusahaan anda. Para rekan diluar departemen IT akan berterima kasih, dan Anda akan senang untuk memiliki tugas-tugas lain yang lebih menantang.

Sehingga, dalam memberikan manfaat untuk rekan-rekan anda diluar departemen IT sama saja memberikan manfaat yang lebih besar untuk departemen IT itu sendiri.